Die Einführung von Qualitäts-, Umwelt- und Energiemanagementsystemen nach DIN EN ISO 9001, DIN EN ISO 14001 bzw. DIN EN ISO 50001 im Unternehmen bietet die Möglichkeit, die Qualität von Produkten und Dienstleistungen bzw. Energieeffizienz durch systematische Prozesse zu steigern.
Für eine Zertifizierung eines Managementsystems gibt es eine Reihe von Vorbereitungen, die ein Unternehmen umgesetzt haben muss, bevor eine akkreditierte Zertifizierungsstelle tätig werden kann. Nachfolgend geben wir Ihnen ein paar Hinweise, welche Schritte zur Erstellung und Zertifizierung eines Managementsystems notwendig sind.
Beschluss der Unternehmensführung zur Einführung eines Managementsystems.
Definition von realistischen Zielen für die Einführung des Managementsystems.
Festlegen von Verantwortlichkeiten für das Managementsystem.
Erstellung der Energie-, Qualitäts- bzw. Umweltpolitik.
Information der Mitarbeiter zur Einführung des Managementsystems.
Festlegung des Anwendungsbereichs und der Prozesse des Managementsystems.
Beim Energiemanagementsystem muss zudem die „Energetische Ausgangsbasis“ erfasst werden.
Erfassung von Variablen/Einflussfaktoren der Produktions- bzw. Dienstleistungsprozesse und Beschreibung der Prozesse und Abläufe.
Analyse von Optimierungspotenzialen zur Erreichung der Ziele.
Ableiten von Maßnahmen.
Anwendung des Managementsystems.
Regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit und fortlaufende Weiterentwicklung des Managementsystems
Für eine Zertifizierung eines Managementsystems (DIN EN ISO 9001, DIN EN ISO 14001 oder DIN EN ISO 50001) gibt es eine Reihe von Vorbereitungen, die ein Unternehmen getroffen haben muss, bevor eine akkreditierte Zertifizierungsstelle ein Zertifizierungsverfahren beginnen kann. Grundvoraussetzung ist ein ausreichender Reifegrad des Managementsystems (vgl. auch Einführung von Managementsystemen).
Das Managementsystem muss den Anforderungen der entsprechenden Norm genügen, die Mitarbeiter müssen informiert sein und ein erstes internes Audit sowie eine erste Managementbewertung müssen durchgeführt worden sein.
Die Erfüllung dieser Voraussetzungen wird durch die Zertifizierungsstelle im Rahmen des Zertifizierungsprozesses überprüft. Die Ergebnisse dieser Prüfung werden dokumentiert. Darüber hinaus muss für eine Zertifizierung eine vertragliche Grundlage in Form einer „Zertifizierungsvereinbarung“ zwischen dem Kunden und der Zertifizierungsstelle für einen dreijährigen Zertifizierungszyklus geschlossen werden. In dieser „Zertifizierungsvereinbarung“ werden die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien geregelt. Diese beinhalten u. a. die vertrauliche Behandlung von Informationen durch die Zertifizierungsstelle, die Informationspflicht des Kunden zu allen Belangen des Managementsystems und die Beachtung der Unparteilichkeit der Entscheidungen der Zertifizierungsstelle. Wenn Sie unsicher sind, ob Sie alle Voraussetzungen erfüllen, bieten wir Ihnen die Möglichkeit alle wichtigen Aspekte im Rahmen eines Voraudits zu prüfen.
Gern erstellen wir Ihnen ein Angebot hierfür – sprechen Sie uns an!
Die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) hat akkreditierten Zertifizierungsstellen Vorgaben gemacht, um insbesondere die Unparteilichkeit sicherzustellen. Weiterhin hat die DAkkS Kriterien für die Berechnung der Auditdauer vorgegeben, sodass alle Zertifizierungsstellen den Aufwand nach gleichen Maßstäben ermitteln.
Ihre Anfrage für eine Zertifizierung wird von einem Qualifizierten daraufhin geprüft, ob
Nach positivem Abschluss dieser Prüfung übersendet die Zertifizierungsstelle Ihnen ein entsprechendes Angebot. Bestandteil des Angebots sind u. a. die Zertifizierungsvereinbarung (Vertrag) und die Zeichensatzung (Regelung zur Nutzung von Zertifizierungszeichen und Zertifikaten der ESN SZ).
Nach Erteilung eines Auftrags zur Zertifizierung werden Sie durch Ihren Projektleiter im gesamten Zertifizierungsverfahren betreut.
Zertifizierungszyklen dauern jeweils drei Jahre und bestehen aus einer Zertifizierung im ersten Jahr (Erst- oder Rezertifizierung) und jeweils einem Überwachungsaudit im zweiten und dritten Jahr.
Für die Planung, Durchführung und Auswertung des Erstzertifizierungsaudits wird ein Auditleiter benannt. Dieser ist für die inhaltliche und terminliche Planung des Audits verantwortlich. Er erstellt einen Auditplan und stimmt diesen mit Ihnen ab, führt das Audit durch (ggf. mit einem Auditteam) und dokumentiert Auditergebnisse in den Auditberichten.
Ein Erstzertifizierungsaudit besteht immer aus zwei Stufen.
Im Audit Stufe 1 erfolgt insbesondere die Prüfung Ihrer Systemdokumentation, des internen Audits und der Managementbewertung, um festzustellen, ob Ihr Managementsystem für eine erfolgreiche Zertifizierung bereit ist. Bestandteil des Audits Stufe 1 kann zudem eine erste Vor-Ort-Begutachtung Ihres Unternehmens sein.
Das Audit Stufe 2 umfasst insbesondere Interviews in den einzelnen Organisationseinheiten.
Der Auditleiter erstellt einen Auditbericht mit einer Empfehlung hinsichtlich der Zertifizierungsentscheidung. Die Empfehlung zur Zertifizierung erfolgt unter Berücksichtigung der Festlegungen unter Punkt „Auditfeststellungen, die zu Korrekturmaßnahmen führen“.
Im Anschluss beginnt die Überwachung Ihres Managementsystems durch die Zertifizierungsstelle. Wesentlicher Bestandteil der Überwachungstätigkeiten ist die jährliche Durchführung eines Überwachungsaudits.
Analog zum Zertifizierungsaudit (Stufe 2) plant der Auditleiter das Audit und führt dies ggf. mit seinem Team durch. Die Dokumentation erfolgt ebenfalls analog zum o. g. Verfahren. Der Auditbericht enthält, wenn zutreffend, eine Empfehlung zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung unter Berücksichtigung der Festlegungen unter Punkt „Auditfeststellungen, die zu Korrekturmaßnahmen führen“.
Die Entscheidung der Aufrechterhaltung wird durch den Zertifizierungsentscheider getroffen.
Im vierten Jahr nach der Erstzertifizierung erfolgt die Rezertifizierung. Hierzu erhalten Sie rechtzeitig vor dem Audit eine Kostenschätzung für den neuen Zyklus. Der Zertifizierungszyklus beginnt von vorn, wobei in der Regel kein Audit Stufe 1 stattfindet. Gern liefern wir Ihnen weitere Informationen zum Ablauf der Zertifizierung.
Im Rahmen von Audits können verschiedene Auditfeststellungen getroffen werden. Während Empfehlungen und Positive Feststellungen keinen unmittelbaren bzw. keinen Handlungsbedarf generieren, werden für Beobachtungen und Abweichungen Korrekturmaßnahmen erforderlich.
Beobachtung:
Nebenabweichung:
Hauptabweichung:
Hauptabweichungen sind mit einer vom Auditleiter festgelegten Frist durch Analyse der Ursache und des Ausmaßes sowie durch Festlegung und Durchführung von geeigneten Korrekturmaßnahmen zu beheben. Eine Zertifizierungsentscheidung ist erst nach Abschluss der Maßnahmen möglich. Die Frist bei Rezertifizierungsaudits ist abhängig vom Datum der Gültigkeit des Zertifikats. Bei Überwachungsaudits wird je nach Schwere der Abweichung eine Frist zwischen 30 und 60 Tagen festgelegt. Im Erstzertifizierungsaudit muss die Hauptabweichung innerhalb von sechs Monaten nach dem Audit Stufe 2 behoben sein. Andernfalls muss das Audit Stufe 2 wiederholt werden.
Nebenabweichungen sind mit einer vom Auditleiter festgelegten Frist durch Analyse der Ursache und des Ausmaßes sowie durch Festlegung von geeigneten Korrekturmaßnahmen (Konzept) zu beheben. Die Umsetzung der festgelegten Maßnahmen ist spätestens im nächsten Audit nachzuweisen. Eine Zertifizierungsentscheidung ist erst nach Vorlage des Konzeptes möglich. Die Frist bei Rezertifizierungsaudits ist abhängig vom Datum der Gültigkeit des Zertifikats. Bei Überwachungsaudits wird je nach Schwere der Abweichung eine Frist zwischen 60 und 90 Tagen festgelegt. Im Erstzertifizierungsaudit muss das Konzept zur Behebung der Nebenabweichung innerhalb von sechs Monaten nach dem Audit Stufe 2 vorgelegt sein. Andernfalls muss das Audit Stufe 2 wiederholt werden.
Die Zertifizierungsentscheidung erfolgt begründet auf Basis der Auditunterlagen unter Berücksichtigung der Festlegungen unter Punkt „Auditfeststellungen, die zu Korrekturmaßnahmen führen“ durch einen qualifizierten Mitarbeiter der Zertifizierungsstelle, der nicht am Audit beteiligt war.
Die Zertifizierungsentscheidung hat je nach Sachlage eine Erteilung oder eine Verweigerung der Zertifizierung zur Folge. Bei einer bereits erteilten Zertifizierung ist z. B. beim Vorliegen einer wesentlichen Nichtkonformität die vorübergehende Aussetzung mit der Möglichkeit der Wiederherstellung bei einer Behebung des Aussetzungsgrundes möglich, ansonsten kann dies zur endgültigen Zurückziehung führen. In einem Rezertifizierungsaudit wird über eine Erneuerung und in den Überwachungsaudits über eine Aufrechterhaltung der Zertifizierung entschieden. Zudem erfolgt eine Zertifizierungsentscheidung bei einer erforderlichen Erweiterung, Änderung oder Einschränkung des Geltungsbereiches der Zertifizierung.
Die Zertifizierungsstelle stellt bei positiver Zertifizierungsentscheidung ein Zertifikat aus (ISO 9001, ISO 14001 oder ISO 50001). Dadurch erhält der Kunde das Recht zur Zeichennutzung gemäß der Zeichensatzung.
Als Zertifizierungsstelle für Managementsysteme bilden Vertraulichkeit, Unabhängigkeit und Unparteilichkeit die Grundlage unseres Handelns. Unsere Kunden, Interessenten und Zertifikatsempfänger können darauf vertrauen, dass Zertifizierungsentscheidungen ausschließlich auf objektiven Nachweisen und festgelegten Bewertungsverfahren beruhen.
Der Schutz aller uns anvertrauten Informationen hat für uns höchste Priorität. Sämtliche Daten, Dokumente und Erkenntnisse, die im Rahmen von Audits, Zertifizierungsverfahren oder der Kundenbetreuung erlangt werden, behandeln wir streng vertraulich. Informationen werden ausschließlich für die Durchführung der Zertifizierung verwendet und nicht ohne ausdrückliche Zustimmung des Kunden an Dritte weitergegeben, sofern keine gesetzlichen oder normativen Verpflichtungen bestehen.
Unsere Zertifizierungstätigkeiten erfolgen frei von wirtschaftlichen, finanziellen oder sonstigen Interessen, die die Objektivität unserer Entscheidungen beeinflussen könnten. Wir bieten keine Beratungsleistungen an, die zu Interessenkonflikten führen könnten, und stellen sicher, dass unsere Auditoren, Fachexperten und Zertifizierungsentscheider unabhängig von den zu bewertenden Organisationen handeln.
Die Wahrung der Unparteilichkeit ist ein zentraler Bestandteil unseres Managementsystems. Potenzielle Interessenkonflikte werden systematisch identifiziert, bewertet und überwacht. Zertifizierungsentscheidungen werden ausschließlich auf Basis der Auditfeststellungen und der geltenden Normen getroffen – unabhängig von Größe, Marktstellung oder wirtschaftlicher Bedeutung eines Kunden.
Durch klare Prozesse, qualifizierte Mitarbeiter und eine konsequente Überwachung unserer Tätigkeiten gewährleisten wir eine faire, transparente und vertrauenswürdige Zertifizierung. So schaffen wir die Grundlage für die Glaubwürdigkeit unserer Zertifikate und das Vertrauen aller interessierten Parteien.
Unsere Kunden erhalten von uns alle Informationen zu bzw. Änderungen zu
Als unabhängige Zertifizierungsstelle legen wir großen Wert auf Transparenz, Fairness und die kontinuierliche Verbesserung unserer Dienstleistungen. Deshalb bieten wir allen Kunden und interessierten Parteien die Möglichkeit, Beschwerden und Einsprüche gegen unsere Tätigkeiten einzureichen.
Eine Beschwerde kann sich auf die Dienstleistungen, das Verhalten von Mitarbeitern oder Auditoren sowie auf andere Tätigkeiten unserer Zertifizierungsstelle beziehen.
Der Beschwerdeführer wird über den Eingang seiner Beschwerde sowie über den Fortgang und das Ergebnis des Verfahrens informiert.
Kunden haben das Recht, gegen Entscheidungen der Zertifizierungsstelle Einspruch einzulegen. Dies betrifft insbesondere Entscheidungen über:
Einsprüche werden unabhängig, objektiv und durch qualifizierte Personen geprüft, die an der ursprünglichen Entscheidung nicht beteiligt waren. Auf Grundlage der Prüfung wird eine nachvollziehbare Entscheidung getroffen und dem Einspruchsführer schriftlich mitgeteilt.
Während des gesamten Beschwerde- und Einspruchsverfahrens gewährleisten wir die vertrauliche Behandlung aller Informationen. Die Bearbeitung erfolgt diskriminierungsfrei und ohne Benachteiligung des Beschwerdeführers oder Einspruchsführers.
Beschwerden und Einsprüche können schriftlich an unsere Zertifizierungsstelle gerichtet werden. Wir verpflichten uns zu einer fairen, transparenten und zeitnahen Bearbeitung aller Anliegen.