Zertifizierung von Managementsystemen

Für eine Zertifizierung eines Managementsystems gibt es eine Reihe von Vorbereitungen, die ein Unternehmen umgesetzt haben muss, bevor eine akkreditierte Zertifizierungsstelle tätig werden kann. Nachfolgend möchten wir Ihnen ein paar Hinweise geben, welche Schritte zur Erstellung und Zertifizierung eines Managementsystems notwendig sind.

Grundsätzliche Schritte

Die Einführung von Qualitäts-, Umwelt- und Energiemanagementsystemen nach DIN EN ISO 9001, DIN EN ISO 14001 bzw. DIN EN ISO 50001 im Unternehmen bietet die Möglichkeit die Qualität von Produkten und Dienstleistungen bzw. Energieeffizienz durch systematische Prozesse zu steigern.

Die Einführung eines Managementsystems gliedert sich in folgende Schritte:

1. Schritt

Beschluss der Unternehmensführung.

Definition von realistischen Zielen.

2. Schritt

Festlegen von Verantwortlichkeiten.

3. Schritt

Erstellung der Energie-, Qualitäts- bzw. Umweltpolitik.

Information der Mitarbeiter zur Einführung des Managementsystems.

4. Schritt

Festlegung des Anwendungsbereichs und der Prozesse des Managementsystems.

Beim Energiemanagementsystem muss zudem die „Energetische Ausgangsbasis“ erfasst werden.

5. Schritt

Erfassung von Variablen/Einflussfaktoren der Produktions- bzw. Dienstleistungsprozesse und Beschreibung der Prozesse und Abläufe.

6. Schritt

Analyse von Optimierungspotenzialen zur Erreichung der Ziele.

7. Schritt

Ableitung von Maßnahmen.

8. Schritt

Anwendung des Managementsystems.

Die Wirksamkeit des Managementsystems ist u. a. durch regelmäßige interne Audits und die Managementbewertung durch die Unternehmensführung zu prüfen. 

Wir empfehlen, dass die hauptverantwortlichen Mitarbeiter eine Ausbildung zum Qualitätsbeauftragten (QB), Umweltbeauftragten (UB) bzw. Energiemanagementbeauftragten (EnMB) absolvieren.

Voraussetzungen für die Zertifizierung

Für eine Zertifizierung eines Managementsystems (DIN EN ISO 9001, DIN EN ISO 14001 oder DIN EN ISO 50001) gibt es eine Reihe von Vorbereitungen, die ein Unternehmen getroffen haben muss, bevor eine akkreditierte Zertifizierungsstelle ein Zertifizierungsverfahren beginnen kann. Grundvoraussetzung ist ein ausreichender Reifegrad des Managementsystems (vgl. auch Einführung von Managementsystemen).

Das Managementsystem muss den Anforderungen der entsprechenden Norm genügen, die Mitarbeiter müssen informiert sein und ein erstes internes Audit sowie eine erste Managementbewertung müssen durchgeführt worden sein.

Die Erfüllung dieser Voraussetzungen wird durch die Zertifizierungsstelle im Rahmen des Zertifizierungsprozesses überprüft, die Ergebnisse dieser Prüfung werden dokumentiert. Darüber hinaus muss für eine Zertifizierung eine vertragliche Grundlage in Form einer „Zertifizierungsvereinbarung“ zwischen dem Kunden und der Zertifizierungsstelle für einen dreijährigen Zertifizierungszyklus geschlossen werden. In dieser „Zertifizierungsvereinbarung“ werden die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien geregelt. Diese beinhalten u. a. die vertrauliche Behandlung von Informationen durch die Zertifizierungsstelle, die Informationspflicht des Kunden zu allen Belangen des Managementsystems und die Beachtung der Unparteilichkeit der Entscheidungen der Zertifizierungsstelle. Wenn Sie unsicher sind, ob Sie alle Voraussetzungen erfüllen, bieten wir Ihnen die Möglichkeit alle wichtigen Aspekte im Rahmen eines VORAUDITS zu prüfen.

Gern erstellen wir Ihnen ein Angebot hierfür. Sprechen Sie uns an!

Ablauf der Zertifizierung

Die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) hat akkreditierten Zertifizierungsstellen Vorgaben gemacht, um insbesondere die Unparteilichkeit sicherzustellen. Weiterhin hat die DAkkS Kriterien für die Berechnung der Auditdauer vorgegeben, sodass alle Zertifizierungsstellen den Aufwand nach gleichen Maßstäben ermitteln.

Anfrage

Ihre Anfrage für eine Zertifizierung wird von einem Qualifizierten daraufhin geprüft, ob 

  • Informationen über Ihr Unternehmen für die Erstellung eines qualifizierten Angebots benötigt werden,
  • die Unparteilichkeit der Zertifizierungsstelle gegeben ist und
  • im gewünschten Zeitraum ausreichend fachlich qualifizierte Auditoren zur Verfügung stehen.

Angebot

Nach positivem Abschluss dieser Prüfung übersendet die Zertifizierungsstelle Ihnen ein entsprechendes Angebot. Bestandteil des Angebots sind u. a. die Zertifizierungsvereinbarung und die Zeichensatzung.

Auftrag

Nach Erteilung eines Auftrags zur Zertifizierung werden sie durch Ihren Projektleiter im gesamten Zertifizierungsverfahren betreut.

Erstzertifizierungs-
Audit

Für die Planung, Durchführung und Auswertung des Erstzertifizierungsaudits wird ein Auditleiter benannt. Dieser ist für die inhaltliche und terminliche Planung des Audits verantwortlich. Er erstellt einen Auditplan und stimmt diesen mit Ihnen ab, führt das Audit durch (ggf. mit einem Auditteam) und dokumentiert Auditergebnisse in den Auditberichten. Ein Erstzertifizierungsaudit besteht immer aus zwei Stufen.

Im Audit Stufe 1 erfolgt insbesondere die Prüfung Ihrer Systemdokumentation und der Managementbewertung, um festzustellen, ob Ihr Managementsystem für eine erfolgreiche Zertifizierung ist. Bestandteil des Audits Stufe 1 kann zudem eine erste Vor-Ort-Begutachtung Ihres Unternehmens sein.

Das Audit Stufe 2 umfasst insbesondere Interviews in den einzelnen Organisationseinheiten.

 

Zertifizierungs-Entscheidung

Der Auditleiter erstellt einen Auditbericht mit einer Empfehlung für die Zertifizierungsentscheidung. Die Zertifizierungsentscheidung erfolgt begründet auf Basis der Auditunterlagen durch einen qualifizierten Mitarbeiter der Zertifizierungsstelle, der nicht am Audit beteiligt war. 

Die Zertifizierungsentscheidung hat je nach Sachlage eine Erteilung oder eine Verweigerung der Zertifizierung zur Folge. Bei einer bereits erteilten Zertifizierung ist z. B. beim Vorliegen einer wesentlichen Nichtkonformität die vorübergehende Aussetzung mit der Möglichkeit der Wiederherstellung bei einer Behebung des Aussetzungsgrundes möglich, ansonsten kann dies zur endgültigen Zurückziehung führen. In einem Rezertifizierungsaudit wird über eine Erneuerung und in den Überwachungsaudits über eine Aufrechterhaltung der Zertifizierung beschieden. Weiterhin kann der Geltungsbereich der Zertifizierung bei Bedarf erweitert oder eingeschränkt werden. 

Die Zertifizierungsstelle stellt bei positiver Zertifizierungsentscheidung ein Zertifikat aus (ISO 9001 oder ISO 50001). Auf Wunsch des Kunden stellt die Zertifizierungsstelle bei Erfüllung der notwendigen Voraussetzungen bei Energiemanagementsystemen auch eine zusätzliche Bescheinigung aus (Zollformular 1449). Dadurch erhält der Kunde das Recht zur Zeichennutzung gemäß den Zeichennutzungsregeln. 

1. und 2. Überwachungs-
Audit

Im Anschluss beginnt die Überwachung Ihres Managementsystems durch die Zertifizierungsstelle. Wesentlicher Bestandteil der Überwachungstätigkeiten ist die jährliche Durchführung eines Überwachungsaudits.

Rezertifizierungs-Audit

Im dritten Jahr nach der Erstzertifizierung erfolgt die Rezertifizierung. Hierzu ist eine neue Beauftragung durch Sie erforderlich. Der Zertifizierungszyklus beginnt von vorn. Beinhaltet Ihr Auftrag zur Zertifizierung Ihres Energiemanagementsystems die Ausstellung einer zusätzlichen Bescheinigung (Zollformular 1449), so wendet die Zertifizierungsstelle die aktuellen Regelungen zur Testierung und Nachweisführung gemäß der Spitzenausgleich-Effizienzsystemverordnung (SpaEfV) an. Gern liefern wir Ihnen weitere Informationen zum Ablauf der Zertifizierung.